Một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài chính năm 2024.

Trong năm qua, Sở Tài chính thường xuyên tuyên truyền quán triệt đến toàn thể công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ như: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Kế hoạch số 287/KH-UBND ngày 09/02/2023 của UBND tỉnh về Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2023,

Bên cạnh đó, Sở Tài chính ban hành Kế hoạch số 10/KH- STC ngày 20/02/2023 về thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 và đôn đốc các phòng, đơn vị thực hiện nghiệm quy định về soạn thảo văn bản tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, theo đó các phòng, đơn vị đã thực hiện tốt thể thức văn bản đảm bảo theo quy định.

Triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công tác văn thư và sử dụng triển khai chữ ký số được vận hành áp dụng trên phần mềm quản lý hồ sơ công việc. Tính đến ngày 31/12/2023, Sở Tài chính nhận 13.162 văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị và phát hành 2.988 văn bản đi, gồm (242  Báo cáo, 2.038 Công văn, 50 Giấy mời, 254 Quyết định, 231 Thông báo, 118 Tờ trình, 39 Kế hoạch và 16 Kết luận).

 100% văn bản đến đến được thực hiện phê duyệt trên hệ thống phần mềm trên 99,3 % văn bản đi được tạo lập hồ sơ công việc trên phần mềm và được ký số trên các thiết bị máy tính hoặc thiết bị di động của lãnh đạo Sở (trừ văn bản mật). Đối với văn bản mật được tiếp nhận và quản lý riêng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Triển khai Công văn số 161/SNV-VP ngày 28/02/2023 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn triển khai, thực hiện Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ. Sở Tài chính tiến hành rà soát, xây dựng Dự thảo “Danh mục hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ" gửi Sở Nội vụ thẩm định theo quy định.

Cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ như phần mềm quản lý văn bản, máy vi tính, máy fax, máy photocoppy, máy scan; kho lưu trữ, trang thiết bảo quản tài liệu lưu trữ, nghiên cứu, ứng dụng khoa hoạc công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ được Lãnh đạo Sở quan tâm đầu tư đồng bộ, hiện đại.

Có thể thấy, trong năm 2023, công tác văn thư, lưu trữ của Sở Tài chính được thực hiện tốt, công tác xây dựng, ban hành văn bản ngày được nâng cao về thể thức; kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn bản được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Khối tài liệu hồ sơ đã được lập, sắp xếp có khoa học giúp các tổ chức, cá nhân tra cứu hồ sơ, tài liệu được thuận tiện, nhanh chóng; khối tài liệu cũ đã được sắp xếp lên giá để bảo quản an toàn và thuận tiện trong khai thác hàng năm. Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định hiện hành.

Bên cạnh những ưu điểm đạt được, việc thu thập tài liệu về kho lưu trữ chưa chỉnh lý đầy đủ; việc lưu trữ  của công chức còn chưa khoa học; nhận thức của một số công chức về công tác văn thư, lưu trữ và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đôi lúc chưa đầy đủ, việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư đôi lúc chưa chặt chẽ

Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, cần thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm năm 2024, như sau:

1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản quy định về văn thư, lưu trữ của Trung ương và của tỉnh nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Cử công chức tham gia học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nhằm trang bị kiến thức chuyên môn, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ;

3. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu; xử lý dứt điểm khối tài liệu tồn đọng, tích đống giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử bảo đảm đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

4. Tăng cường đầu tư kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị, phương tiện phòng cháy, chữa cháy để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Bố trí kho lưu trữ và đầu tư trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cơ quan theo quy định.

5. Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, xử lý văn bản đi, đến, trình ký, phê duyệt văn bản, chỉ đạo điều hành công việc trong nội bộ cơ quan và gửi nhận văn bản giữa các cơ quan trong và ngoài tỉnh thông qua ứng dụng trên môi trường mạng; thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý hồ sơ công việc; đồng thời thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử./.